Tools bisnis yang berbasis BI (Business Intelligence) dapat menghemat waktu dan uang Anda sehingga bisnis Anda dapat berkembang. Menjalankan sebuah bisnis tentu sangat menantang dengan berbagai penerapan sistem dan prosesnya. Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan mulai dari pengembangan produk, pemasaran hingga mempertahankan retensi pelanggan. Pada keseluruhan bisnis proses ini, mengontrol pengeluaran biaya operasional dan menghasilkan keuntungan yang tinggi adalah hal yang paling menakutkan.
Seringkali, keuntungan kecil yang didapatkan dan biaya pengeluaran yang berlebihan tidak didasarkan pada kurangnya penjualan, namun alasan utamanya adalah ketidakmampuan untuk menghemat biaya dari aktivitas yang dilakukan di dalam perusahaan. Anda dapat mencegah pengeluaran berlebihan di bisnis Anda dengan mengadopsi perangkat lunak (Tools Bisnis) tertentu.
Seperti yang disampaikan pada sebuah artikel di Biztech, Wayne Eckerson, pendiri dan konsultan utama dari firma strategi analitik Eckerson Group menyatakan, “Ini mungkin tampak menakutkan untuk mengimplementasikan BI (Business Intelligence) dan analitik. Tetapi alat-alat siap pakai yang dapat disesuaikan dengan lingkungan bisnis yang unik menjadi semakin layak (dan berharga) untuk bisnis kecil dan menengah.” Pada kenyataannya, menerapkan BI (Business Intelligence) memiliki banyak manfaat — mulai dari menghasilkan laba atas investasi yang besar, merampingkan proses internal, menghemat uang bisnis Anda, dan banyak lagi.
Pada artikel ini kita akan membahas beberapa Tools Bisnis yang dapat membantu Anda dalam menghemat biaya operasional dan meningkatkan efektivitas kerja tentunya disesuaikan pada kebutuhan bisnis Anda.
1. Tools Bisnis Untuk Manajemen Tugas
Tools bisnis ini biasa disebut sebagai Task Management Tools, dimana memungkinkan Anda melacak tugas karyawan / tim Anda secara digital. Solusi ini menjadi keuntungan besar bagi pemilik bisnis yang sangat sibuk dan ingin menghemat waktu berkomunikasi serta dapat dengan mudah melacak pekerjaan mereka sendiri, serta pekerjaan karyawan mereka.
Tools manajemen tugas online seperti Asana dan Trello dapat membantu Anda tetap mengetahui daftar tugas karyawan, kemajuan proyek yang ditangani, dan melihat kalender Anda sendiri. Anda dapat mengatur pengingat dan pembaruan otomatis sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk memeriksa setiap hal kecil secara manual. Tools ini juga berfungsi sebagai alat kolaboratif sehingga semua orang di tim Anda tahu apa yang telah dikerjakan, pekerjaan mana yang mendesak untuk segera diselesaikan, dan siapa yang telah ditugaskan untuk tugas tersebut.
Rekomendasi Artikel : Strategi Pengembangan Usaha Yang Mudah Diaplikasikan
2. Tools Bisnis Untuk Pengelolaan Dokumen Kantor
Dokumen merupakan hal penting di perusahaan dimana berupa data perizinan, kontrak jual beli maupun surat-surat penting lainnya. Dibutuhkan pengelolaan dokumen yang baik sehingga dokumen tersimpan rapi, dapat diakses dengan mudah bahkan harus dipastikan dokumen aman terjaga. Tidak hanya itu, banyak kalangan profesional mengeluhkan banyak kesalahan penulisan sehingga seringkali harus melakukan revisi setiap membuat dokumen penting karena penyebabnya adalah faktor kelelahan. Hal ini berdampak pada kerja yang tidak efektif, penggunaan kertas yang berlebihan hingga dapat merusak citra perusahaan dengan vendor rekanan.
Tools pengelolaan dokumen kantor seperti SmartDoc Arvis, dapat membantu pengguna profesional di berbagai industri menyusun berbagai materi dokumen perusahaan, dapat digunakan serta dikelola pada satu platform terpadu dan terintegrasi. Pengguna dapat menggunakan platform ini sebagai solusi untuk membuat template dokumen secara manual disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, ataupun menggunakan ratusan template yang telah tersedia di SmartDoc Arvis (seperti halnya kontrak kerja, proposal penjualan, kontrak hukum, dokumen peraturan medis, laporan audit, dan banyak lagi). Selain itu secara sistem dapat mengakses riwayat cuplikan yang telah diedit, mengunggah variabel ke repositori materi dokumen, dan juga mengedit propertinya. Hal ini memungkinkan seorang manajer untuk membuat atau mengedit tag bersyarat dan menyesuaikan aktivitas penggunaan materi dokumen bersyarat sesuai dengan kebutuhan.
3. Email Marketing Dan Customer Relationship Management (CRM)
Kita ketahui saat ini banyak tugas penting harian dapat diotomatisasi sehingga pemilik bisnis dapat fokus pada upaya yang lebih penting dan mendesak. Sistem pemasaran email (EMS) seperti Aweber , MixMax, dan MailChimp memungkinkan Anda untuk dengan mudah memberi tahu pelanggan tentang informasi terkini bisnis Anda dan penawaran serta promosi penting melalui kampanye email.
Tidak hanya itu, dibutuhkan sistem Customer Relationship Management seperti CRM Arvis yang akan membantu dan memudahkan pekerjaan tim penjualan Anda. Sistem CRM Arvis membantu bisnis Anda mengelola hubungan dengan pelanggan yang ada dan juga pelanggan potensial. Sistem ini membantu Anda mempertahankan informasi pelanggan dan mengidentifikasi peluang penjualan. Salah satu manfaat terbesarnya adalah data disimpan di satu tempat yang biasa disebut data clouds dan menjadi terintegrasi, sehingga siapapun dapat mengakses darimana saja dan kapan saja selama memiliki akses pada data tersebut.
4. Tools Bisnis Untuk Meeting dan Penjadwalan Online
Pandemi Covid-19 membuat banyak perusahan bertransformasi besar-besaran terhadap penggunaan media digital. Salah satunya terjadi peningkatan pada penggunaan media rapat online yang memudahkan penggunanya melakukan meeting kapanpun dan dimana saja. Google Meet, Zoom Meeting, Skype, Bluejeans, GoTo Meeting merupakan tools rapat online yang dapat digunakan dengan mudah dan memiliki fitur unggulan lainnya.
Tidak hanya itu, menyiapkan penjadwalan online berarti akan mengirim email bolak-balik untuk menemukan waktu yang disepakati bersama. Alat penjadwalan online seperti Google Calendar, Calendly, Acuity, Rally, Doodle,YouCanBook.me dapat membantu mengotomatiskan proses pengaturan rapat. Anda cukup mengirimkan tautan Anda kepada orang lain dan mereka memilih dari waktu yang tersedia untuk melakukan meeting.
5. Tanda Tangan Elektronik
Ketika Anda membutuhkan tanda tangan elektronik pada kontrak dan perjanjian, HelloSign, DocuSign, PandaDoc, eSignatures.io, signNow, dan Privy dapat membantu. Unggah dokumen Anda, catat di mana tanda tangan diperlukan, tambahkan alamat email yang benar, dan sistem akan mengirimkannya untuk Anda. Sistem bahkan akan melakukan ping kepada orang tersebut dengan pengingat bahwa dokumen tersebut belum ditandatangani dalam periode tertentu. Anda tidak perlu lagi merasa kerepotan untuk mendapatkan tanda tangan kontrak serta prosesnya jauh lebih cepat.
6. Chatbot
Chatbot adalah perangkat lunak komputer yang menggunakan algoritma khusus atau kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) untuk melakukan percakapan dengan orang melalui input teks atau suara. Sebagian besar platform chatbot menawarkan alat untuk mengembangkan dan menyesuaikan Chatbot yang cocok untuk basis pelanggan tertentu. Platform obrolan otomatis ini dapat menjadi cara yang bagus untuk tidak hanya membantu menyelesaikan masalah tetapi juga memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa.
Dalam hal ini, Chatbot menggantikan posisi seorang Customer Service, tetapi mereka cenderung lebih murah dan sedikit lebih efektif, terutama karena mereka dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat lunak Anda yang lain untuk menyampaikan pesan yang lebih bertarget. Secara khusus, mereka dapat diprogram untuk mengatakan hal-hal tertentu kepada pelanggan berdasarkan apa yang telah mereka lakukan di situs website atau berdasarkan beberapa informasi yang terkait dengan alamat IP mereka.
Aivo adalah pilihan tools yang bagus karena Anda dapat mengintegrasikannya dengan program lain seperti Salesforce, Zendesk, dan bahkan WhatsApp. Botisfy dan Chatfuel juga merupakan opsi yang bagus. Mereka terintegrasi dengan Facebook Messenger untuk pengalaman yang efisien yang dapat disesuaikan untuk setiap pengunjung individu.
